Sähköisen kilpailutuksen 10 etua

Sähköisen kilpailutuksen 10 etua

1. Kustannukset

Sähköisessä kilpailutuksessa ei ole samoja kustannuksia, kuin perinteisessä kilpailutuksessa. Ei ole tarvetta tulostaa tai kopioida asiakirjoja, toimittaa niitä tarjoajille tai varmistaa ovatko tarjouspyyntöasiakirjat tulleet perille. Myös tarjoukset tulevat lähes poikkeuksetta sähköisinä.

90 -luvulla ja osittain vieläkin, rakennusprojektien kilpailutuksessa tarjoajille toimitettiin laatikkokaupalla dokumentteja ja piirustuksia. Tarjoajat sitten laskivat tarjoukset "manuaalisesti" rakennnuspiirustuksista, joita oli yleensä paljon.

2. Seurattavuus

Riippuen kilpailutuksen tyypistä; avoin- rajoitettu tai huutokauppamenettely, tarjoajien toimintaa voidaan seurata reaaliajassa. Esimerkiksi rajoitetussa menettelyssä, jossa tarjouspyynnön tekijä itse valitsee ketkä saavat tehdä tarjouksen, voidaan seurata kaikkia tarjoajien toimenpiteitä. Ovatko he ladanneet tarjouspyyntöaineiston? Ovatko he kiinnostuneita tekemään tarjouksen? Ovatko he jättäneet tarjouksen?

3. Laatu

Sähköinen kilpailutus yleensä "pakottaa" käyttäjät toimimaan tietyllä tavalla ja tämä usein parantaa tarjouspyynnön ja tarjouksien laatua. Esimerkiksi tarjouksien ei voi avata ennen määräaikaa, eikä tarjouksia jättää määräajan jälkeen.

4. Automaatio

Sähköiset kilpailutusjärjestelmät sisältävät usein myös erilaisia toimenpiteistä, joita voidaan automatisoida. Tarjoajia voidaan esimerkiksi muistuttaa automaattisesti muutamaa päivää ennen määräaikaa.

5. Helpompi vertailu

Edistyneemmät palvelut voivat sisältää myös tietoja, jotka tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnön yhteydessä suoraan palveluun. Nämä voivat olla esimerkiksi tuotteiden yksikköhintoja ja tarjouksen kokonaissumma. Tarjousten avaamisen yhteydessä tarjoukset voidaan näiden tietojen perusteellä järjestää esim edullisimman hinnan muokaiseen järjestykseen.

6. Lisätietojen jakaminen

Usein käy niin, että tarjouspyyntöä täydennetään tarjouspyynnön julkaisemisen jälkeen. Sähköisissä järjestelmissä lisätietoja voidaan toimittaa vaivattomasti ns lisäkirjeiden avulla. Lisäkirjeet toimitetaan tyypillisesti valituilla tarjoajille tai avoimessa menettelyssä tarjoajille, jotka ovat ladanneet tarjouspyyntödokumentit.

Myös tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja vastaukset voi julkaista kätevästi sähköisissä järjestelmissä.

7. Dokumenttien luominen palvelussa

Järjestelmät, jotka on kehitetty nimenomaan kilpailutuksia varten, sisältävät usein paljon lisäominaisuuksia, jotka säästävät paljon aikaa ja rahaa. Esimerkiksi tarjousten avauspöytäkirjan voi usein luoda suoraan palvelussa. Dokumentit esitäytetään automaattisesti järjestelmässä olevien tietojen perusteella ja käyttäjä voi halutessaan täydentää tietoja. Parhaassa tapauksessa dokumentti ei tarvitse mitään täydennyksiä.

8. Toimittajien pisteytys

Kaikissa hankinnoissa on tärkeää, että tarjoajat ovat laadukkaita ja, että yhteistyö sujuu ongelmitta.

Pitkässä juoksussa, kun toimittajista kertyy kokemusta, niin toimittajia voidaan pisteyttää ja asettaa erilaisia sääntöjä, jotka perustuvat toimittajien laatutasoon. Esim. tarjouspyyntöjen lähettäminen alhaisen laatutason toimittajille voidaan estää kokonaan.

9. Allekirjoitukset

Jos palvelussa luodaan lomake, kuten tarjousten avauspöytäkirja, niin palvelun käyttäjiä voidaan kutsua allekirjoittamaan dokumentti. Näin säästetään edelleen aikaa ja kustannuksia, koska lomakkeita ei tarvitse tulostaa ja toimittaa eteenpäin.

10. Toimittajarekisterit

Sisäänrakenettujen rekisterien avulla tarjouspyyntöjen tekeminen on nopeaa. Tarjouspyyntöä tehdessä voi valita esimerkiksi Arkkitehdit ja sitten valita tarjouspyyntöön sopivat arkkitehtitoimistot.